Quand l'employeur met à la disposition d'un salarié un bien ou un service, la qualification de celui-ci dépend de l'utilisation qui en est faite, à savoir, professionnelle ou, au contraire, privée. Selon les cas, il s'agit de frais professionnels, d'entreprise ou d'avantages en nature. Cette qualification est essentielle, car elle détermine son régime juridique.

Certains frais remboursés aux salariés à domicile pour couvrir les charges liées à leur emploi sont exonérés de cotisations sociales.

En tant qu'élément de rémunération, les avantages en nature doivent être regardés avec attention, en particulier si l'employeur souhaite les modifier, voire les supprimer. Leur évaluation diffère pour le calcul de la rémunération et pour le calcul des cotisations sociales.

L'employeur est tenu de rembourser les frais professionnels engagés par le salarié. Il peut, le cas échéant, le faire sous forme d'allocations forfaitaires.

Certaines professions bénéficient d'une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels, dans la limite de 7 600 €. Sauf exceptions, lorsqu'elle est appliquée, les frais professionnels sont réintégrés dans l'assiette des cotisations.

Lorsque l'employeur fournit gratuitement la nourriture au salarié, il lui procure un avantage qui peut être évalué forfaitairement. Si le salarié est contraint de se restaurer hors ou dans l'entreprise pour des raisons professionnelles, il est dédommagé des frais qu'il engage.

L'employeur qui fournit gratuitement le logement à un salarié peut évaluer l'avantage qui en résulte sur une base forfaitaire ou pour sa valeur réelle.

Selon que le véhicule mis à disposition du salarié l'est de façon permanente ou non, le salarié perçoit ou non un avantage en nature évalué selon des modalités spécifiques.

Le salarié est remboursé de ses frais de transport pour se rendre sur son lieu de travail, sauf lorsqu'il utilise un véhicule de l'entreprise mis à sa disposition de façon permanente.

En région parisienne, l'employeur prend en charge 50 % du passe Navigo, dont nous rappelons le montant applicable depuis juillet 2010.

Le salarié peut être indemnisé de ses petits et grands déplacements professionnels sur la base d'allocations forfaitaires.

Pour les entreprises de travail temporaire, de travaux publics, de la tôlerie, de la chaudronnerie et de la tuyauterie industrielle, un barème dérogatoire « petits déplacements » s'applique.

De plus en plus utilisés, les outils des nouvelles technologies peuvent, selon les cas, constituer des avantages en nature (éventuellement évalués sur la base d'un forfait) ou des frais professionnels.

Lorsque le salarié est contraint de changer de lieu de résidence du fait du transfert de son poste de travail vers un autre lieu de travail, son employeur s'acquitte du remboursement des frais que la situation engendre, le cas échéant, sous forme d'allocations forfaitaires.

L'employeur d'un salarié qui est en télétravail hors des locaux de l'entreprise en utilisant les technologies de l'information peut le dédommager de certains de ses frais en franchise, totale ou partielle, de cotisations.

À des conditions strictes, les dépenses engagées pour des voyages professionnels peuvent être considérées comme des frais professionnels ou des frais d'entreprise et exonérées à ce titre de cotisations sociales.

La fourniture de vêtements de travail peut, à certaines conditions strictes, être considérée comme des frais professionnels ou d'entreprise. Il en va de même de la prime de salissure.

À titre de tolérance, il est admis que le fait pour l'entreprise de fournir à ses salariés des produits et services à des conditions tarifaires n'excédant pas 30 % ne constitue pas un avantage en nature.

L'avantage en nature doit obligatoirement figurer sur le bulletin de paie. Nous présentons un modèle de bulletin de paie sur lequel figure un avantage en nature.

Ni le code du travail ni la convention collective des VRP n'ont prévu les modalités selon lesquelles les frais professionnels sont pris en charge par l'employeur. La question doit être réglée par le contrat de travail.

Pour sécuriser ses pratiques en matière d'avantages en nature et frais professionnels, l'employeur peut demander à l'URSSAF de prendre une position. Cette décision lui sera opposable en cas de contrôle URSSAF ultérieur.

Les avantages accordés aux salariés d'autres entreprises sont soumis à cotisations sociales.