Salarié souvent en retard : que faire ?

Salarié soumis à un horaire. - Un salarié est en retard quand il ne respecte pas l'horaire, collectif ou individuel, auquel il est soumis. Il peut s'agir d'horaires fixes (ex. : 9 h-13 h/14 h-17 h) ou des plages horaires fixes d'un système d'horaires variables (c. trav. art. L. 3121-48).

A priori, il paraît difficile de reprocher des retards à des salariés en convention de forfait annuel en heures, puisqu'il s'agit soit de cadres dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif, soit de salariés disposant d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps (c. trav. art. L. 3121-56). Cela étant, un forfait annuel en heures ne signifie pas que le salarié fixe librement ses horaires de travail (cass. soc. 2 juillet 2014, n° 13-11904, BC V 171). Le fait qu'il ne soit pas tenu de suivre un horaire collectif du fait de son autonomie n’équivaut pas à une liberté totale. Ses horaires doivent rester cohérents avec les contraintes liées à l’horaire collectif applicable, par exemple, au sein de son service.

Connaissance des horaires. - Reprocher à un salarié ses retards et agir en conséquence suppose qu'il ait connaissance de ses horaires. À défaut, de l'avoir correctement informé, cela sera impossible pour l’employeur (cass. soc. 13 mars 2013, n° 12-12779 D).

Si le salarié relève de l'horaire collectif, l'employeur doit l'avoir affiché dans les locaux de l’entreprise (ou dans l'établissement auquel le salarié qui travaille à l'extérieur est attaché) (c. trav. art. D. 3171-2), le contrat de travail renvoyant parfois à cet horaire de travail.

Si le salarié a un horaire contractuel (ex. : temps partiel), l'employeur appréciera ses retards par rapport à l'horaire qui figure dans son contrat de travail (ou un avenant à celui-ci).

Réagir face à des retards d'un salarié n'est pas nécessairement synonyme de sanction.

Faire rattraper le retard. - L’employeur peut convenir avec le salarié que celui-ci « rattrape » le temps perdu du fait de ses retards. Par exemple, le salarié est arrivé à 9 h au lieu de 8 h 30, il partira le même jour ou un autre jour de la semaine à 18 h au lieu de 17 h 30.

Cependant, ce rattrapage doit respecter :

Faire une retenue sur salaire. - L'employeur peut retenir les heures ou minutes de retard sur le salaire. Ce n'est pas une sanction pécuniaire illicite dès lors que la réduction est strictement proportionnelle à la durée du retard (cass. soc. 21 mars 2012, n° 10-21097 D ; cass. soc. 24 novembre 1992, n° 90-42520 D).

Les juges valident une seule méthode de calcul, celle de la durée réelle de travail (cass. soc. 11 février 1982, n° 80-40359, BC V n° 90). La retenue doit correspondre à la durée de l'absence rapportée à la durée du travail réelle que le salarié aurait dû faire sur le mois considéré (sans tenir compte du nombre d’heures mensualisées). Une retenue supérieure est juridiquement impossible.

Bien entendu, s'il y a retenue sur salaire, on ne peut pas « faire rattraper » le retard.

Modifier les horaires. - Lorsque le salarié indique qu'il ne peut pas respecter ses horaires (ex. : déménagement, transports), l'employeur et lui peuvent s'accorder sur de nouveaux horaires. Des précautions s'imposent car il peut s'agir d'une modification du contrat de travail et la contractualisation des horaires dans un avenant fait qu'il sera impossible d'y toucher sans l'accord du salarié [voir Dictionnaire Social, « Modification du contrat de travail (horaires) »].À noter que le salarié ne peut pas imposer un nouvel horaire à son employeur.

Rappel à l'ordre. - Selon le contexte, l'employeur peut se contenter de mettre en garde oralement ou par écrit le salarié en lui rappelant ses obligations. Ce rappel à l’ordre n’est pas une sanction disciplinaire (circ. DRT 83-5 du 15 mars 1983).

En principe, ni un entretien de recadrage (cass. soc. 27 mai 2021, n° 19-15507 D), ni un courrier se limitant à demander au salarié de modifier son comportement, ne constitue une sanction (cass. soc. 14 septembre 2010, n° 09-66180 D). Mais l'employeur doit se montrer précautionneux pour que le rappel à l'ordre ne soit pas requalifié en sanction par les juges, ce qui l'empêcherait de prendre une sanction plus forte pour les faits concernés (voir RF Social, Cahier juridique 206, § 4-5).

Rappelons à cet égard qu'un avertissement est une sanction disciplinaire.

Sanction. - Le non-respect de l’horaire de travail constitue un manquement à la discipline générale de l’entreprise passible de sanctions disciplinaires. Mais la sanction est affaire de mesure. Selon nous, il serait disproportionné de sanctionner immédiatement un salarié irréprochable dans le passé pour quelques retards sans conséquence.

Pour toute sanction, depuis l'avertissement jusqu'au licenciement, l'employeur doit :

Licenciement. - Les retards du salarié peuvent éventuellement justifier son licenciement. Si des retards de faible importance, ne sont pas, en principe, une cause réelle et sérieuse de licenciement (cass. soc. 22 novembre 2000, n° 98-45061 D), des retards fréquents causant des perturbations effectives dans le travail peuvent constituer une telle cause (cass. soc. 1er mars 2011, n° 09- 42909 D).

La faute grave a même été reconnue pour :

Inversement, les retards répétés d’un salarié ayant 3 ans d’ancienneté, sur une période de 1 mois, ne constituent pas une faute grave en l’absence d’avertissement préalable (cass. soc. 26 juin 2012, n° 10-28751 D).

Quant à l’employeur qui a longtemps toléré les retards d’un salarié, difficile de prononcer brusquement un licenciement pour ce motif : celui-ci serait sans cause réelle et sérieuse (cass. soc. 13 juillet 1989, n° 86-43313 D).