Assez d'être débordé : optimisez votre temps

Que celui qui ne s’est jamais senti débordé dans son travail lève la main au risque de se faire montrer du doigt !

Dire que l’on s’ennuie est souvent un mauvais signal au travail, il est au contraire de bon ton d’afficher que l’on est débordé. Cela nous valoriserait aux yeux de notre entourage. Pourtant, derrière la charge de travail se cachent en embuscade des sujets comportementaux, relationnels et émotionnels que nous allons décrypter. Dis-moi à quelle fréquence et comment tu te sens débordé et je te dirai comment faire pour ne plus l’être.

Une première situation assez classique : « tout me semble urgent ! ». Alors que la solution consistant à prioriser peut sembler évidente, encore faut-il disposer d’une méthode qui permet les bonnes décisions.

À FAIRE. Déclinez vos objectifs annuels en priorités trimestrielles, mensuelles, hebdomadaires et quotidiennes. Restez ferme si de nouvelles demandes apparaissent pour rester focus. Utilisez la matrice d’Eisenhower pour peut-être supprimer quelques distractions (c’est-à-dire des tâches non urgentes et non importantes) mais surtout arrêtez de considérer que tout est urgent et important en faisant le tri entre les tâches effectivement urgentes et importantes à réaliser le plus vite possible, les tâches non urgentes et donc à planifier au bon degré d’urgence, et enfin les tâches certes urgentes mais non importantes, c’est-à-dire que vous devez déléguer car elles ne sont pas de votre niveau ou de votre responsabilité. Adoptez un agenda par défaut qui vous permet de dérouler vos journées sans trop vous poser de questions, à condition d’avoir prévu des moments pour gérer les mails et également les imprévus. Lorsque vous constatez que vous ne déroulez plus vos journées sans réfléchir c’est que votre agenda par défaut ne correspond plus à vos besoins et/ou à votre réalité. Faites-le évoluer.

À noter que ce mode de gestion (degré d’urgence et d’importance) s’applique aux mails que l’on reçoit en continu. Concernant les tâches plus complexes, découpez-les en sous tâches plus simples et plus courtes pour qu’elles rentrent dans l’agenda car si on attend d’avoir 3 ou 4 h pour traiter un sujet à fond, on ne fait que repousser le sujet, faute de bande passante. Au-delà de la gestion des urgences, intégrer de nouvelles tâches pousse à se poser trois questions :

La deuxième situation en lien avec cet enjeu de priorisation est la mesure du temps. Trop souvent on ne se demande pas combien de temps une tâche « mérite », surtout quand on a un côté « perfectionniste » qui considère que le fait de passer davantage de temps garantira un meilleur résultat.

À FAIRE. Fixez-vous un temps imparti pour réaliser la plupart de vos tâches (même répondre à un mail). Quand le temps est dépassé, posez-vous la question de la valeur ajoutée à continuer. Cela pourra vous inviter à changer de moyen de communication : certains mails prennent 10 fois plus de temps qu’un coup de fil ou que d’aller voir une personne qui n’est pas loin. Inscrivez-vous dans une logique de challenge pour faire les choses en moins de temps que ce que vous avez prévu. C’est valable pour les réunions et toutes les autres tâches.

Pour réussir, votre pire ennemi c’est vous-même et potentiellement votre manque de discipline. Alors fixez-vous un cadre qui vous convient, c’est-à-dire que vous êtes en mesure de respecter, et envisagez les conséquences positives si vous améliorez votre gestion de votre temps (notamment en termes d’équilibre vie pro/vie perso). Attention au plaisir, car cette émotion - considérée positive - nous pousse à faire durer les choses (les uns leur production, les autres le plaisir relationnel lors des pauses par exemple). À noter que le temps que vous « économisez » doit absolument être récompensé par une activité qui vous fait plaisir ou une pause dont vous avez besoin.

La troisième situation assez classique « je n’ai jamais de temps pour moi, l’enfer c’est les autres, les réunions et aussi toute cette modernité (mails, messages, visio…) ! ». Alors que la solution consistant à bloquer des plages de concentration pour travailler des sujets de fond dans son agenda semble assez évidente, la place que prennent les autres devient essentielle, notamment si vous êtes manager ou que vous êtes support d’autres personnes.

À FAIRE. Déclinez les réunions qui ne font pas partie de vos priorités ou déléguez-les. Si votre présence est importante pour prendre des décisions, demandez un agenda détaillé pour venir sur la seule partie où votre présence est indispensable. Quand vous avez bloqué du temps pour vous, fermez la porte (en l’expliquant avant bien sûr et en précisant à quel moment vous serez à nouveau disponible) ou réservez ces temps lorsque vous êtes en télétravail ou en changeant de bureau pour souligner votre indisponibilité. Et si malgré tout on vous dérange, dites que vous n’êtes pas disponible avant telle heure (sauf urgence absolue). Fermez également toutes les notifications, sources de distraction.

L’enjeu, vous l’aurez compris, est de redevenir maître de son agenda et donc de son temps. Cela suppose de la fermeté et ne se fera pas d’un seul coup. En revanche, si vous cédez, juste une fois, vous perdez toute crédibilité.

Cela nous conduit tout droit à une quatrième situation, celle de devoir dire non, potentiellement compliquée, surtout s’il s’agit de sa hiérarchie ou d’une personne qui nous rend des services ou pour qui on a une certaine estime professionnelle. Savez-vous refuser de manière courtoise, même quand on vous met la pression ou qu’on vous fait un numéro de charme en soulignant que vous êtes la seule personne capable de gérer ce problème ?

À FAIRE. Challengez toutes les demandes après avoir reformulé ce qu’on attend de vous. Faites préciser le degré d’urgence et s’il n’est pas clairement exprimé d’emblée, faites une proposition de ce qui vous semble raisonnable au regard de vos propres priorités et capacités. Négociez et ne vous laissez jamais imposer des délais, y compris de votre manager ou bien faites-le arbitrer les priorités qui ne sont pas compatibles pour le pousser à renoncer à l’une d’entre elles. Utilisez la technique du disque rayé : « J’ai bien compris que tu attends de moi telle chose mais ce n’est pas possible tout de suite car je dois absolument terminer telle tâche ». Justifiez votre refus avec un seul argument, toujours le même. Si la personne insiste et si vous le pouvez, proposez une ouverture vers différentes options qui sont, elles, possibles. Si on vous prend au dépourvu, demandez un délai de réflexion (quelques minutes, quelques heures) pour étudier la demande et revenir avec une réponse construite. Et si le non reste compliqué, visualisez les conséquences du oui (à court, moyen et long terme).

Pour réussir sur ce terrain relationnel, vous devrez peut-être vous attaquer à certaines de vos représentations et lutter contre votre besoin de « faire plaisir », « être utile » ou encore « rendre service ». La place de l’autre devient un sujet à regarder de près dans votre rapport au temps. En quoi votre temps est-il soumis aux contraintes des autres ? Comment pouvez-vous retrouver des marges de manœuvre ?

Alors que l’action est l’adrénaline du manager, et son anxiolytique naturel, l’obliger à se poser et regarder l’usage qu’il fait de son temps ne va pas de soi. Pourtant, se bloquer des créneaux en début de semaine, et mieux gérer son temps, sont indispensables à retrouver sa liberté d’organisation. Cela permet de passer des semaines de plus en plus sereines au fil du temps. Si en plus, vous réservez 30 mn en fin de semaine pour faire le bilan, vérifier si tout s’est globalement déroulé comme prévu et anticiper la ou les prochaines semaines, vos week-ends seront plus agréables avec un véritable sentiment de fierté et de réussite. En cette rentrée, travaillez votre gestion du temps pour prolonger au maximum les effets bénéfiques des vacances. Vous avez les clés, à vous de jouer !