La troisième situation assez classique « je n’ai jamais de temps pour moi, l’enfer c’est les autres, les réunions et aussi toute cette modernité (mails, messages, visio…) ! ». Alors que la solution consistant à bloquer des plages de concentration pour travailler des sujets de fond dans son agenda semble assez évidente, la place que prennent les autres devient essentielle, notamment si vous êtes manager ou que vous êtes support d’autres personnes.
À FAIRE. Déclinez les réunions qui ne font pas partie de vos priorités ou déléguez-les. Si votre présence est importante pour prendre des décisions, demandez un agenda détaillé pour venir sur la seule partie où votre présence est indispensable. Quand vous avez bloqué du temps pour vous, fermez la porte (en l’expliquant avant bien sûr et en précisant à quel moment vous serez à nouveau disponible) ou réservez ces temps lorsque vous êtes en télétravail ou en changeant de bureau pour souligner votre indisponibilité. Et si malgré tout on vous dérange, dites que vous n’êtes pas disponible avant telle heure (sauf urgence absolue). Fermez également toutes les notifications, sources de distraction.
L’enjeu, vous l’aurez compris, est de redevenir maître de son agenda et donc de son temps. Cela suppose de la fermeté et ne se fera pas d’un seul coup. En revanche, si vous cédez, juste une fois, vous perdez toute crédibilité.
Cela nous conduit tout droit à une quatrième situation, celle de devoir dire non, potentiellement compliquée, surtout s’il s’agit de sa hiérarchie ou d’une personne qui nous rend des services ou pour qui on a une certaine estime professionnelle. Savez-vous refuser de manière courtoise, même quand on vous met la pression ou qu’on vous fait un numéro de charme en soulignant que vous êtes la seule personne capable de gérer ce problème ?
À FAIRE. Challengez toutes les demandes après avoir reformulé ce qu’on attend de vous. Faites préciser le degré d’urgence et s’il n’est pas clairement exprimé d’emblée, faites une proposition de ce qui vous semble raisonnable au regard de vos propres priorités et capacités. Négociez et ne vous laissez jamais imposer des délais, y compris de votre manager ou bien faites-le arbitrer les priorités qui ne sont pas compatibles pour le pousser à renoncer à l’une d’entre elles. Utilisez la technique du disque rayé : « J’ai bien compris que tu attends de moi telle chose mais ce n’est pas possible tout de suite car je dois absolument terminer telle tâche ». Justifiez votre refus avec un seul argument, toujours le même. Si la personne insiste et si vous le pouvez, proposez une ouverture vers différentes options qui sont, elles, possibles. Si on vous prend au dépourvu, demandez un délai de réflexion (quelques minutes, quelques heures) pour étudier la demande et revenir avec une réponse construite. Et si le non reste compliqué, visualisez les conséquences du oui (à court, moyen et long terme).
Pour réussir sur ce terrain relationnel, vous devrez peut-être vous attaquer à certaines de vos représentations et lutter contre votre besoin de « faire plaisir », « être utile » ou encore « rendre service ». La place de l’autre devient un sujet à regarder de près dans votre rapport au temps. En quoi votre temps est-il soumis aux contraintes des autres ? Comment pouvez-vous retrouver des marges de manœuvre ?
Alors que l’action est l’adrénaline du manager, et son anxiolytique naturel, l’obliger à se poser et regarder l’usage qu’il fait de son temps ne va pas de soi. Pourtant, se bloquer des créneaux en début de semaine, et mieux gérer son temps, sont indispensables à retrouver sa liberté d’organisation. Cela permet de passer des semaines de plus en plus sereines au fil du temps. Si en plus, vous réservez 30 mn en fin de semaine pour faire le bilan, vérifier si tout s’est globalement déroulé comme prévu et anticiper la ou les prochaines semaines, vos week-ends seront plus agréables avec un véritable sentiment de fierté et de réussite. En cette rentrée, travaillez votre gestion du temps pour prolonger au maximum les effets bénéfiques des vacances. Vous avez les clés, à vous de jouer !