Manager son équipe en toute équité

Vous avez fait votre liste des collaborateurs les plus méritants et donc ceux pour qui une prime serait des plus légitime. Un montant d’enveloppe vous redescend et vous allez devoir diviser le gâteau en autant de parts que de personnes que vous souhaitez récompenser. Lorsque vous restituez les décisions d’attribution des primes, les collaborateurs ont besoin de sentir l’équité et surtout la reconnaissance de leur travail et de leur engagement pour l’entreprise.

À FAIRE. Restez cohérent quoi qu’il arrive. Vous ne pouvez pas avoir valorisé le travail d’un collaborateur toute l’année et souligné qu’il était au-delà des attendus en entretien annuel pour ensuite ne rien lui proposer, ou pire, avancer un montant absolument non significatif par rapport à son niveau de rémunération. Cela pourrait plutôt avoir un effet contre-productif en donnant l’impression que l’on se moque de lui.

Si tous ont fait des efforts et que vous n’êtes pas en mesure de récompenser tout le monde car cela vous contraindrait à juste faire du saupoudrage (lequel, on le sait, déçoit toute l'équipe), trouvez un autre moyen de remercier tout le monde : un Team Building, un restaurant ou encore un pique-nique d’intérieur où chacun apporte une spécialité culinaire en fonction du contexte et des moyens dont vous disposez. Soyez inventif. Le plus important est de se retrouver pour célébrer ensemble les réussites collectives.

La pire chose serait de fixer les mêmes objectifs à tous les membres de son équipe sous prétexte qu’ils ont la même fiche de poste et donc les mêmes responsabilités. Chaque collaborateur mérite des objectifs correspondant à ce dont il a besoin et qui le motivent. Être équitable permettra de le retenir.

À celui qui a besoin d’être stimulé, on proposera des défis et des challenges ambitieux. Si le besoin est d’être reconnu, il faudra des mises en situation visibles et souligner toutes les qualités. Ne pas considérer ces besoins conduira probablement à perdre ce collaborateur frustré qui répondra sans doute aux sollicitations externes. À celui qui manque de confiance en lui, il faudra proposer des opportunités de constater et consolider ses compétences. Quant à celui, qui tout en étant professionnel et engagé montre moins, voire pas d’ambition - son rapport à son travail étant peut-être différent (il considère plus son job comme alimentaire, il a des activités extraprofessionnelles prenantes et besoin de disponibilité, ou un contexte familial compliqué à gérer qui lui prend toute son énergie) - on proposera des objectifs cohérents avec son poste et ses attentes. Enfin, la fixation des objectifs de celui qui est désengagé est l’occasion de parler de ses motivations dans son poste, peut-être de revoir la répartition de certaines tâches dans l’équipe ou d’envisager une mobilité.

Le manager doit aussi, de manière plus spécifique, se poser la question d'appliquer cette notion des « objectifs sur mesure » à la diversité. En théorie, il semble évident qu’il faut adapter les postes de travail d’une personne présentant un handicap, et donc de la même façon ses objectifs. Pourtant, encore faut-il être informé du handicap du collaborateur (bien sûr la situation varie en fonction du type de handicap). Le manager n’a pas toujours connaissance des contraintes physiques ou mentales de ses collaborateurs, le secret médical ou la crainte d’être discriminé pouvant induire que les choses ne soient pas dites clairement. Comment alors être juste tout en préservant un esprit d’équipe, d’entraide et d’équité (des échanges avec les RH pourront souvent aider) ?

À FAIRE dans tous les cas. 1°/ Focalisez-vous sur les critères « réalistes » et « atteignables » des objectifs SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporel). Appuyez-vous sur votre collaborateur : au-delà de fixer les objectifs, assurez-vous qu’il se sent en capacité de les atteindre. Posez-lui des questions. Par exemple, qu'il se positionne sur une échelle de 1 à 10, puis exprime comment il compte s’y prendre et quelles difficultés il pense rencontrer.

2°/ Partez des suggestions du collaborateur plutôt que d’imposer vos objectifs, ce pour au moins deux raisons : vous serez davantage assuré qu’il les aura en tête et qu’il sera motivé pour les atteindre.

3°/ Misez sur la transparence et le collaboratif en mettant en place un atelier de partage des objectifs et des priorités au niveau de l’entité où chacun va exprimer sa contribution, ses objectifs individuels et avec un temps d’identification des personnes qui peuvent être ressource et aider à les atteindre, dans une logique de réciprocité.

Attention. Tous les collaborateurs n'ont pas le même rapport aux objectifs. Il vous faut prendre en compte le stress que vont générer les objectifs que vous leur fixez. Ce stress résulte du décalage qu'ils perçoivent entre les contraintes et les ressources perçues pour faire face à la situation donnée. Le niveau d’expérience du collaborateur, ses compétences et son tempérament auront un impact direct sur l’un voire sur les deux côtés de cette balance. Par exemple, un collaborateur qui répond à un appel d’offres pour la première fois risque de se sentir particulièrement stressé alors que celui qui a répondu à plusieurs dizaines d'appels, et qui en plus est stimulé par la compétition, se sentira au contraire porté par un certain enthousiasme. D'ailleurs, s’ils travaillent ensemble, ils risquent de ne pas se comprendre.

La charge de travail de vos collaborateurs doit tenir compte des capacités des uns et des autres. Être garant d’une charge de travail équitable partagée au niveau de son équipe suppose de s’intéresser de près à ce que fait chacun et donc sur quoi ils passent du temps. Cela peut se traduire par une optimisation du temps de certains. D’ailleurs, comme la perception du stress dans une situation, tout le monde n’a pas la même capacité de travail. En fonction du niveau d’autonomie des collaborateurs, vous pourrez être confronté à certaines difficultés d’appréhension de ce à quoi ils consacrent du temps. Et ils ne seront pas forcément très ouverts à ce que vous leur demandiez des comptes. Pourtant c’est indispensable, en particulier chaque fois que vous avez des remontées sur le fait que certaines personnes se sentent « débordées ».

À FAIRE. Creusez d’où vient le sentiment de débordement, voyez ce qui peut être optimisé, appuyez-vous sur les points forts de chacun sans pour autant les épuiser. Mettez en place des binômes pour encourager une stimulation positive et le partage de bonnes pratiques. Posez des questions sur les tâches les plus chronophages, sur les activités d’une semaine type. Montrez-vous exemplaire en vous questionnant vous-même sur l’usage que vous faites du temps et en ajustant les choses si nécessaire.

Le manager est garant du cadre de fonctionnement de l’équipe et s’assure de l’optimisation des ressources en lien avec les missions à mener. À lui de fixer des objectifs et des priorités clairs, de les décliner individuellement et de s’assurer d’un bon usage du temps. L’équité passe nécessairement par des objectifs raisonnables et motivants et une charge de travail tenable dans la durée qui n’épuise pas. Une surcharge peut exister ponctuellement, de manière conjoncturelle, mais dès lors qu’elle devient structurelle, elle pose la question de l’adéquation des ressources aux moyens. Si vous êtes en sous-effectif, deux solutions s’offrent à vous :

N’oubliez pas que manager avec équité c’est aussi faire preuve d’empathie pour tous ses collaborateurs et pas seulement ceux qui nous touchent ou qui nous ressemblent. C'est écouter, comprendre, faire des feedbacks et accompagner chacun avec la même énergie et la même bienveillance. Il s'agit de donner les mêmes chances à chacun indépendamment de la qualité relationnelle qui s’est – ou pas – mise en place avec le temps et surtout en faisant abstraction des émotions que vous ressentez, ce qui est probablement le plus difficile. Pas de chouchou ni de tête de turc, des comportements positifs et constructifs avec tous même dans des situations d’insatisfaction, de déception ou parce que vous êtes agacé de répéter inlassablement les mêmes choses ou de constater que les efforts attendus et demandés ne sont pas au rendez-vous. Prenez du recul et chassez vos a priori et vos biais de confirmation, ils ne vous mèneront pas au chemin d’un traitement équitable !