Quand mettre à jour son document unique ?

Une obligation pour les entreprises d'au moins 11 salariés. - Le document unique doit systématiquement être mis à jour chaque année dans les entreprises d'au moins 11 salariés (c. trav. art. R. 4121-2, 1°).

Cette mise à jour annuelle implique que l'employeur renouvelle chaque année son évaluation des risques professionnels dans l'entreprise. Rappelons que tout employeur est tenu à une obligation légale d'évaluation des risques [c. trav. art. L. 4121-3 ; voir Dictionnaire Social, « Hygiène et sécurité (obligations de l’employeur) »].

Dispense pour les entreprises de moins 11 salariés. - Depuis le 31 mars 2022, les entreprises de moins de 11 salariés sont dispensées de mettre à jour chaque année leur document unique d'évaluation des risques (c. trav. art. R. 4121-2 ; décret 2022-395 du 18 mars 2022, JO du 20).

Cela étant, ces entreprises restent tenues d'évaluer les risques professionnels auxquels les salariés sont exposés et doivent « garantir un niveau équivalent de protection de la santé et de la sécurité » (c. trav. art. L. 4121-3).

Hors mise à jour périodique, le document unique d'évaluation des risques doit être actualisé lors de certaines occasions, ce dans toute entreprise, quel que soit son effectif.

Aménagement important impactant les conditions de santé et sécurité. - Le document unique doit être mis à jour « lors de toute décision d'aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail » (c. trav. art. R. 4121-2, 2°).

Il peut s'agir d'un changement d'horaires de travail affectant les salariés postés, représentant la majorité des salariés de l'entreprise, le médecin du travail ayant rappelé que le travail posté était en soit perturbateur des rythmes biologiques (cass. soc. 24 octobre 2000, n° 98-18240, BC V n° 345) ou de l'augmentation du nombre des périodes d'astreintes, le médecin du travail ayant souligné les risques liés à la fatigue supplémentaire (cass. soc. 12 décembre 2001, n° 99-18980 D). Ces solutions rendues à propos de la consultation du CSE en cas de projet important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail (c. trav. art. L. 2312-8) sont à notre sens transposables.

Information supplémentaire sur un risque. - L'employeur doit actualiser le document unique lorsqu'une information supplémentaire intéressant l'évaluation d'un risque est « portée à sa connaissance » (c. trav. art. R. 4121-2, 3°). Auparavant, la mise à jour devait être effectuée lorsque l'information était « recueillie ». Cette nouvelle formulation renforce l'obligation pesant sur l'employeur qui doit agir en cas de remontée d'informations pouvant avoir un impact sur l’évaluation d’un risque, d'où qu'elle vienne (ex. : élu du CSE).

Mise à jour si nécessaire. - La loi Santé au travail a associé le document unique et le plan de prévention des risques professionnels de l'entreprise. Ces deux documents doivent être actualisés de façon cohérente, en continu au regard de l’évaluation des risques. Lorsque l'employeur actualise le document unique, il doit dans le même temps examiner son plan de prévention et le mettre à jour « si nécessaire » (pas de mise à jour systématique) (c. trav. art. R. 4121-2).

Actualisation du PAPRIPACT. - Dans les entreprises d'au moins 50 salariés, le plan de prévention est dénommé programme annuel de prévention des risques professionnels et d’amélioration des conditions de travail (PAPRIPACT). Il fixe la liste détaillée des mesures de prévention et pour chacune, ses conditions d'exécution, des indicateurs de résultat et son coût. Il identifie les ressources de l'entreprise pouvant être mobilisées et comprend un calendrier de mise en œuvre (c. trav. art. L. 4121-3-1, III, 1°).

Actualisation de la liste des actions de prévention. - Depuis le 31 mars 2022, les entreprises de moins de 50 salariés sont tenues d'élaborer un plan de prévention allégé, qui consiste en la formalisation d'une liste d'actions de prévention des risques et de protection des salariés. Cette liste doit être consignée dans le document unique et ses mises à jour (c. trav. art. L. 4121-3-1, III, 2°).

Information-consultation du CSE. - Depuis le 31 mars 2022, dans les entreprises d'au moins 50 salariés, l'employeur doit consulter le CSE sur la mise à jour du document unique (c. trav. art. L. 4121-3). Il doit également lui présenter le PAPRIPACT lors de la consultation sur la politique sociale de l’entreprise (c. trav. art. L. 2312-27).

Dans les entreprises de moins de 50 salariés, l'employeur présente au CSE la liste des actions de prévention et de protection (c. trav. art. L. 2312-5). Cette information peut s'effectuer lors de la réunion mensuelle du CSE.

Transmission au SPST. - À la suite de chaque mise à jour, l'employeur transmet le document unique à son SPST (c. trav. art. L. 4121-3-1, VI).

Conservation. - L'employeur doit conserver le document unique et ses versions successives pendant 40 ans à compter de leur élaboration (c. trav. art. L. 4121-3-1, V et R. 4121-4). Cette obligation créée par la loi Santé au travail vaut pour les DUERP en vigueur au 31 mars 2022 et pour leurs versions postérieures. Les documents antérieurs au 31 mars 2022 ne sont donc pas concernés, même si rien n’interdit de les conserver.

Accès des salariés. - L'employeur doit afficher le DUERP à une place convenable et accessible dans les lieux de travail un avis précisant les modalités d'accès des salariés au document. Le cas échéant, cet avis est affiché au même endroit que le règlement intérieur (c. trav. art. R. 4121-4).

Les salariés et les anciens salariés peuvent accéder aux versions du document unique en vigueur durant leur période d'emploi dans l'entreprise. Lorsque le salarié demande à consulter une version ancienne du document unique, antérieure à celle en vigueur à la date de sa demande, l'employeur peut communiquer les seuls éléments relatifs à l'activité du salarié (c. trav. art. R. 4121-4).