Comment prendre en charge les repas d'affaires ?

Jusqu'au 31 mars 2021, les repas d’affaires étaient des frais d’entreprise, à savoir des frais relevant de l’activité de l’entreprise et non liés à l’exercice normal de la profession du salarié. Ces dépenses devaient être justifiées par l’accomplissement des obligations légales ou conventionnelles de l’entreprise, la mise en œuvre des techniques de direction, d’organisation ou de gestion de l’entreprise ainsi que le développement de la politique commerciale de l’entreprise (voir Dictionnaire Social, « Frais d'entreprise »).

Leur remboursement par l'employeur était exonéré de charges sociales, de CSG et de CRDS, même en présence d’une déduction forfaitaire spécifique (DFS) pour frais professionnels. L'employeur devait produire les pièces comptables attestant la réalité du repas d’affaires, la qualité des personnes y ayant participé et le montant de la dépense (circ. DSS/DFSS/5B 2003-7 du 7 janvier 2003, abrogée au 1er avril 2021 ; CE 29 décembre 2004, n° 254832). Il était aussi exigé qu'il n'y ait pas d'abus manifeste.

Le Bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS) a supprimé la notion de frais d’entreprise et les frais de repas d'affaires sont devenus des frais professionnels traités comme tels.

Conditions d'exonération. - Le remboursement au salarié des frais de repas d'affaires est exonéré de cotisations sociales, de CSG et de CRDS, en tant que frais professionnels depuis le 1^er avril 2021 (BOSS, Frais professionnels, § 360, 01/08/2021). Cette exonération reste conditionnée à la production de justificatifs et à l'absence d’abus manifeste (voir ci-après).

Lorsque le salarié bénéficie d'une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels (DFS), l'employeur réintègre le montant des repas d'affaires remboursés dans l’assiette des cotisations de sécurité sociale du salarié puisqu'il s'agit de frais professionnels.

Absence d'abus manifeste. - Après avoir précisé, dans sa mise à jour du 25 juin 2021, que l’abus manifeste est caractérisé au-delà d’un repas d’affaires par semaine, ou 5 repas par mois, le BOSS a abandonné la référence à un nombre précis de repas le 1^er août 2021.

Il estime depuis que l’abus manifeste « s’apprécie en fonction des missions du salarié et de la part que peuvent représenter notamment la prospection ou la représentation, sur justificatifs ». Mais la référence à 1 repas par semaine ou 5 par mois au maximum subsiste comme un point de bascule dans l’appréciation de l’abus manifeste. Ainsi, il n'y a pas d'abus jusqu'à 1 repas d’affaires par semaine ou 5 repas par mois (BOSS, Frais professionnels, § 360, 01/08/2021).

Lorsque ce quota est dépassé, le repas d'affaires devient un avantage en nature soumis à cotisations « si les missions du salarié ne justifient pas leur nécessité professionnelle ». Si elles le justifient, le remboursement reste exonéré de charges, mais à notre sens l'employeur doit pouvoir établir cette nécessité en cas de contrôle.