Avoir un régime de prévoyance complémentaire est un avantage certain pour l'entreprise qui a su concilier obligations légales, conditions d'exonérations financières et attentes des salariés.

Pour mettre en place un régime de prévoyance efficace, l'employeur a besoin de collecter certaines données personnelles des salariés et de les conserver : il s'agit souvent de la situation familiale, de l'identité des ayants droit, des autres couvertures de prévoyance du salarié, etc. Voici les règles à respecter.

L'entreprise qui met en place un régime de prévoyance complémentaire ou qui souhaite changer d'assureur doit savoir que le régime juridique de l'organisme assureur choisi a un impact sur la vie du contrat. On peut également s'interroger sur la nécessité du recours à un intermédiaire d'assurance.

Répondre à la faiblesse de certains remboursements de la sécurité sociale : tel est l'objet de la couverture complémentaire, particulièrement utile mais coûteuse en présence de risques « lourds », tels que l'invalidité ou le décès.

La loi sur l'assurance maladie du 13 août 2004 a créé la notion de « contrat responsable » : il s'agit d'un ensemble de règles à respecter afin de responsabiliser le patient dans sa consommation de soins de santé : leur respect est nécessaire à l'obtention d'aides et d'exonérations.

Le financement d'un régime de prévoyance peut être assuré par l'employeur, le salarié et/ou le comité d'entreprise. Ce financement peut prendre différentes formes et entraîner diverses conséquences en cas de non-paiement.

Les règles d'assujettissement à cotisations sociales des contributions patronales finançant un régime de prévoyance ont été profondément modifiées. De nouvelles limites d'exonération de cotisations sociales ont été instaurées pour ces contributions. Un régime transitoire a été prévu jusqu'au 30 juin 2008. Les contributions de l'employeur restent soumises à CSG/CRDS et à la taxe de 8 %.

Les exemples qui suivent concernent un salarié à temps complet présent toute l'année 2007.

Sous réserve du respect de certaines conditions et d'un plafond, les cotisations salariales et patronales versées aux régimes de prévoyance complémentaire ne sont pas soumises à l'impôt sur le revenu.

L'employeur est tenu de remettre à chaque salarié, lors de la mise en place de la couverture, une notice d'information détaillée définissant les garanties de prévoyance et leurs modalités d'application, sous peine de voir sa responsabilité financière engagée. Les modifications ou réductions de garantie en cours de contrat doivent également faire l'objet d'une information écrite.

L'organisme assureur est tenu de transmettre chaque année au chef d'entreprise un rapport sur les comptes de la convention ou du contrat. S'il en fait la demande, le comité d'entreprise peut également obtenir ce rapport de l'employeur.

Tout au long de la vie du contrat de prévoyance, l'employeur doit payer les cotisations ou primes et déclarer à l'organisme assureur toute entrée ou sortie de personnel ainsi que tout changement de situation de nature à diminuer ou à aggraver les risques garantis.

L'employeur peut décider de modifier ou bien de dénoncer la couverture sociale complémentaire dans le respect de conditions formelles qui varient en fonction de l'acte juridique, support du régime de prévoyance, et du contrat d'assurance. Il est alors impératif pour celui-ci de faire coïncider les dates de modification ou de résiliation de l'acte et du contrat, sous peine de devoir en supporter les conséquences qui peuvent s'avérer lourdes financièrement.

Les changements dans la situation juridique de l'employeur ont très souvent des incidences sur le régime de prévoyance en vigueur. Le nouvel employeur peut, dans ce cas, avoir à gérer l'articulation entre plusieurs régimes de prévoyance et peut être amené à négocier un nouvel accord ou à remettre en cause une décision unilatérale ou un accord ratifié par la majorité des salariés de l'entreprise absorbée.

L'instauration d'un régime collectif de prévoyance complémentaire doit se fonder sur un acte juridique qui prend la forme d'une convention ou d'un accord collectif de travail, d'une ratification par référendum ou d'une décision unilatérale de l'employeur.

Les prestations de prévoyance complémentaire perçues par le salarié sont généralement soumises à cotisations sociales et à l'impôt sur le revenu, à quelques exceptions près.

Les contributions patronales aux régimes de prévoyance complémentaire sont assujetties à une taxe prélevée au taux de 8 %.

Nous proposons ici une description en 12 étapes de la mise en place de la prévoyance dans l'entreprise.