Élaborer un règlement intérieur est une obligation pour tous les employeurs occupant au moins 20 salariés. En dessous de ce seuil, le règlement est facultatif. Les dispositions d'un règlement, adopté dans les formes, s'imposent aux salariés et à l'employeur.

Le règlement intérieur est un acte unilatéral qui relève du pouvoir de direction de l'employeur. Fortement encadré, il ne peut pas contredire les dispositions légales et conventionnelles applicables dans l'entreprise.

Une fois rédigé par l'employeur, le règlement intérieur est soumis à l'avis des représentants du personnel puis communiqué à l'inspecteur du travail avant dépôt et affichage. Toutes ces formalités sont obligatoires.

L'employeur peut établir de nouvelles règles applicables dans l'entreprise par des documents portant prescriptions générales et permanentes en matière de discipline ou d'hygiène et de sécurité.

Simultanément à la transmission à l'inspection du travail du règlement intérieur, l'employeur doit procéder à deux autres formalités pour assurer son entrée en vigueur : le dépôt au conseil de prud'hommes du texte et son affichage dans l'entreprise.

L'employeur doit fixer dans le règlement intérieur les mesures d'application en matière de santé et de sécurité. Le document doit aussi rappeler les dispositions légales et réglementaires en matière de harcèlements moral et sexuel.

Le règlement intérieur doit rappeler toutes les dispositions du code du travail qui sont relatives aux harcèlements moral et sexuel.

Le règlement intérieur fixe les règles générales et permanentes relatives à la discipline et notamment la nature et l'échelle des sanctions que peut prendre l'employeur. Il s'agit ici d'être particulièrement vigilant car seules les sanctions prévues par le règlement intérieur peuvent être prononcées à l'encontre d'un salarié.

Le règlement intérieur peut réglementer l'utilisation des outils informatiques mis à disposition des salariés et prévoir des contrôles pour assurer le respect de ces règles.

Élaborer une charte informatique en tant que telle n'est pas une obligation. Les règles relatives à l'usage des divers outils informatiques peuvent figurer, « plus classiquement », dans le règlement intérieur. Dès lors que la charte prévoit des règles assorties de sanctions, elle doit être établie en suivant la procédure applicable au règlement intérieur.

L'employeur ne peut pas interdire totalement l'utilisation d'Internet à des fins privées. Il peut en revanche encadrer cette tolérance et, sous réserve de certaines formalités, contrôler le respect de ces restrictions par les salariés.

Il est recommandé à l'employeur de tolérer un usage « raisonnable » du téléphone par ses salariés. Le règlement intérieur peut préciser et encadrer cette tolérance. Par des contrôles, l'employeur peut s'assurer de l'usage non abusif du téléphone et, le cas échéant, sanctionner les salariés contrevenants.

Les clauses traitant d'autres matières que celles visées par le code du travail n'ont pas leur place dans un règlement intérieur, tout comme celles contraires aux lois, aux règlements ou à un accord collectif. Un règlement intérieur ne peut pas non plus contenir de clause contraire aux droits des personnes et aux libertés ou de clause discriminatoire, sous peine de sanctions civiles et pénales.

La liberté religieuse des salariés ne peut être retreinte que lorsque cela se justifie.

L'employeur doit communiquer à l'administration le règlement intérieur lors de sa mise en place, mais aussi ultérieurement, à chaque modification. L'inspecteur du travail peut demander la modification ou le retrait de clauses qui seraient illégales.

L'inspecteur du travail est appelé à examiner le règlement intérieur lors de son élaboration, puis à l'occasion de chaque modification. Cependant, il peut à tout moment demander le retrait ou la modification d'une clause qui ne serait pas conforme.

Deux juridictions sont susceptibles d'examiner le règlement intérieur : le tribunal de grande instance et le conseil de prud'hommes. Le TGI a le pouvoir de valider ou d'annuler une disposition du règlement intérieur. Les prud'hommes ne peuvent, en revanche, qu'écarter l'application d'une disposition qu'ils jugeraient illicite.

Dans toute entreprise et établissement occupant au moins 20 salariés, l'employeur doit établir un règlement intérieur. Le modèle proposé est à adapter, si besoin, compte tenu des spécificités de l'entreprise.

L'employeur peut élaborer une charte d'éthique pour fixer des règles relatives, notamment, à la liberté d'expression et à l'obligation de loyauté des salariés sur Internet, en particulier sur les réseaux sociaux. Ces règles sont parfois soumises au régime juridique du règlement intérieur.