Élaborer un règlement intérieur est une obligation pour tous les employeurs occupant au moins 20 salariés. En dessous de ce seuil, le règlement est facultatif. Régulièrement adoptées, ses dispositions s'imposent aux salariés comme à l'employeur.

Illustration du pouvoir de direction de l'employeur, l'élaboration du règlement intérieur est l'apanage de ce dernier. Cet acte unilatéral de l'employeur est toutefois fortement encadré : il ne peut pas contredire les dispositions légales et conventionnelles applicables à l'entreprise.

Préalablement aux formalités de dépôt et de publicité, le règlement intérieur, rédigé par l'employeur, doit être soumis à l'avis des représentants du personnel et être communiqué à l'inspecteur du travail.

L'employeur peut établir de nouvelles règles par voie de notes de service ou de tout autre document portant prescriptions générales et permanentes en matière de discipline ou d'hygiène et de sécurité.

Simultanément à la transmission à l'inspection du travail, l'employeur doit procéder à deux formalités : le dépôt aux prud'hommes du texte du règlement intérieur et sa publicité dans l'entreprise.

Les modifications du règlement intérieur et des notes de service qui lui sont assimilées supposent le respect de la procédure applicable lors de l'adoption du règlement initial.

Le contenu du règlement intérieur est cantonné à des domaines précis. L'hygiène, la sécurité et la discipline en constituent la trame principale. L'employeur doit également y rappeler les dispositions légales relatives aux droits de la défense, ainsi qu'à l'interdiction des harcèlements moral et sexuel.

Les clauses traitant d'autres matières que celles visées par le code du travail n'ont pas leur place dans un règlement intérieur, tout comme celles contraires aux lois, aux règlements ou à un accord collectif. Un règlement intérieur ne peut pas non plus contenir de clause contraire aux droits des personnes et aux libertés ou de clause discriminatoire, sous peine de sanctions civiles et pénales.

Au-delà des clauses obligatoires, l'employeur peut aussi décider de faire figurer au règlement intérieur un certain nombre de clauses facultatives, en fonction de ce qu'il estime nécessaire dans l'intérêt de son entreprise.

L'inspecteur du travail intervient à la fois pour vérifier que le règlement intérieur a bien été élaboré dans les formes et pour s'assurer de sa légalité. En pratique, il peut ainsi exiger à tout moment la modification ou le retrait de dispositions illicites.

Le contrôle judiciaire du règlement intérieur peut être indirectement exercé par le conseil de prud'hommes, à l'occasion des litiges individuels qui lui sont soumis. Il est aussi exercé par le tribunal de grande instance, cette fois de manière directe.

Le règlement intérieur ne peut pas contenir de clauses qui, en principe, relèvent du contrat de travail. Il ne peut pas le modifier.

De plus en plus d'entreprises adoptent des chartes informatiques précisant les mesures de sécurité à prendre et les usages que les salariés peuvent faire des outils informatiques mis à leur disposition. Il est recommandé d'adopter cette charte suivant les mêmes modalités que le règlement intérieur afin de lui assurer toute sa portée.

La pratique des chartes d'éthique se développe dans les entreprises. Selon son contenu, une charte d'éthique peut avoir la nature juridique du règlement intérieur. La procédure d'adoption à suivre est donc celle applicable au règlement intérieur.