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Paye Déclaration sociale nominative En DSN, comment effectuer la correction d'une erreur de salaire en appliquant les corrections à l'ensemble des cotisations calculées ? Le groupement d’intérêt public-Modernisation des déclarations sociales (GIP-MDS), en charge de la maîtrise d’ouvrage de la DSN, revient sur la situation dans laquelle un service paye se retrouve à effectuer la correction d'une erreur de salaire. Il explique, dans ce cas, comment appliquer les corrections à l'ensemble des cotisations calculées. Traitement dans la norme DSN En pratique, la correction d’une erreur de salaire intervient le plus souvent après la date d'exigibilité de la déclaration (au 5 ou au 15 du mois). Les éléments de rémunération doivent être déclarés au sein des blocs : -" S21.G00.50 - Versement Individu " - " S21.G00.51 - Rémunération " Il est possible de régulariser la rémunération par approche " Différentielle " ou " Annule et remplace ". Une telle régularisation peut également avoir des impacts au niveau des blocs " Base assujettie - S21.G00.78 ", " Composant de base assujettie - S21.G00.79 ", " Cotisation individuelle - S21.G00.81 ". Ces derniers doivent également être régularisés si la régularisation impacte les cotisations. Pour illustrer son propos, le GIP-MDS prend l’exemple d’un salarié qui, en janvier, bénéficie d'une augmentation de salaire et effectue, sur la même période, des heures supplémentaires. Le gestionnaire de paye ne prend connaissance de ces informations qu'après la date d'exigibilité de la DSN transmise. Il procède à la régularisation par approche différentielle sur la DSN de février. Points d'attention Le GIP-MDS précise que les éléments de rémunération soumis aux cotisations d'assurance chômage doivent être rattachés à la période élémentaire d'origine et non pas à la période de versement. Pour un " Contrat (Contrat de travail, convention, mandat) - S21.G00.40 " et un " Versement Individu - S21.G00.50 " donnés, les types de rémunération " 001 - Rémunération brute non plafonnée ", " 002 - Salaire brut soumis à contributions d'Assurance chômage ", " 003 - Salaire rétabli reconstitué " et " 010 - Salaire de base " doivent être obligatoirement déclarés. Ainsi, en cas de rappel de salaire, l'ensemble de ces types de rémunération doivent faire l'objet d'un bloc " Rémunération - S21.G00.51 " et cela, même si le rappel n'affecte pas d'autres types de rémunération. Il conviendra de les déclarer avec un montant égal à zéro. Autre précision du GIP-MDS : ses consignes ne concernent pas les rubriques des blocs " Bordereau de cotisation due - S21.G00.22 " et " Cotisation agrégée - S21.G00.23 ", auxquelles s'appliquent des consignes spécifiques, formalisées au Guide Utilisateur ACOSS. http://www.dsn-info.fr (base de connaissance DSN, fiche 1953 modifiée le 14 février 2019)
Paye Paye des VRP VRP multicartes : le service déclaratif spécifique de net-entreprises ferme définitivement le 28 février 2019 Net-entreprises.fr met en garde les employeurs de VRP multicartes quant à la fermeture définitive, à compter du 28 février 201,9 du service déclaratif qui leur est dédié. Depuis la déclaration effectuée au titre de la première période de l’année 2019, soit le 5 ou le 15 février 2019, la déclaration sociale nominative (DSN) intègre les données afférentes aux cotisations de sécurité sociale et aux contributions d’assurance chômage dues au titre de l’emploi de salariés VRP multicartes. Pour mémoire, désormais (base de connaissances DSN-info.fr, fiche n° 1970, modifiée le 5 décembre 2018) : -l’employeur déclare les cotisations de sécurité sociale via un nouveau CTP (CTP 300 VRP multicarte) ; -les DSN sont transmises à l’URSSAF du lieu de l’établissement de rattachement du VRP multicartes ; -les régularisations sur les périodes antérieures se font uniquement en DSN ; -le remplissage de la partie nominative de la DSN reste inchangé. Le GIP-MDS (Groupement d'intérêt public-Modernisation des déclarations sociales), en charge de la maîtrise d'ouvrage de la DSN, indique donc que le service déclaratif dédié aux employeurs de VRP multicartes devient sans objet et fermera définitivement au 28 février 2019. Il ne reste donc que quelques jours aux employeurs pour éventuellement consulter ou télécharger l’historique de leurs déclarations, le service n’étant plus actif au-delà du 28 février 2019. www.net-entreprises.fr, information du 13 février 2019
Paye Déclaration sociale nominative Comment déclarer en DSN le statut catégoriel retraite complémentaire depuis l’entrée en vigueur du régime unifié AGIRC-ARRCO ? Dans la DSN, il existe une rubrique « Code statut catégoriel Retraite complémentaire obligatoire ». On pouvait se demander comment utiliser cette rubrique dans le contexte de l’entrée en vigueur du régime unifié de retraite complémentaire AGIRC-ARRCO. La version du cahier AGIRC-ARRCO d’aide à la codification pour la retraite complémentaire et le site net-entreprises.fr ont clarifié les choses. Le site net-entreprises.fr a alerté les employeurs, le 8 février 2019, sur les modalités de remplissage de la rubrique « Code statut catégoriel Retraite complémentaire obligatoire » (S.21.G00.40.003), afin d’éviter toute ambiguïté quant à l’utilisation des codes prévus dans la norme DSN en vigueur. Pour mémoire, cette rubrique prévoit 5 codes : -01 : Cadre (article 4 et 4 bis) ; -02 : extension cadre pour retraite complémentaire ; -04 : non cadre ; -98 : retraite complémentaire ne définissant pas de statut cadre ou non-cadre ; -99 : pas de retraite complémentaire. Pour les salariés affiliés à l’AGIRC-ARRCO, il ne faut en aucun cas utiliser les codes 98 et 99. Si ces valeurs ont été portées en DSN de façon erronée, il convient de les corriger via le bloc « Changement contrat ». Par ailleurs, l’AGIRC-ARRCO a consacré un « cahier d'aide à la codification pour la retraite complémentaire agirc-arrco », à jour de la norme NEODeS (norme 2019.1.2). Sur la question, le document confirme qu’il ne faut pas utiliser les codes 98 et 99 pour les salariés affiliés à l’AGIRC-ARRCO. Tout comme net-entreprises.fr, il précise qu'il convient toujours d’utiliser les codes 01 (cadres art. 4 et 4 bis) et 04 (non-cadres), qui ne sont pas remis en cause. Le code 02 (extension cadre pour la retraite complémentaire) désigne les salariés anciennement dits « art. 36 » (non-cadres que l’employeur pouvait, sous diverses conditions, faire rentrer dans l’ancien régime AGIRC, mais qui pour autant, ne relevaient ni de l’APEC ni de l’assurance décès obligatoire des cadres). L’AGIRC-ARRCO précise que le code « 02 – Extension cadre pour la retraite complémentaire » ne doit être utilisé que pour ceux de ces salariés cotisant à l’AGIRC-ARRCO selon des conditions propres (taux différents, répartition « part patronale/part salariale » dérogatoire, etc.) nécessitant de les différencier des autres populations. Pour télécharger ce « cahier d'aide à la codification pour la retraite complémentaire AGIRC-ARRCO », cliquer ici : https://www.agirc-arrco.fr/fileadmin/agircarrco/documents/DSN/Aide_a_la_codification_AA_CT2019.pdf www.net-entreprises.fr (actualité du 8 février 2019) ; www.agirc-arrco.fr (cahier d'aide à la codification pour la retraite complémentaire AGIRC-ARRCO, version janvier 2019)
Paye Rémunération Prime exceptionnelle de pouvoir d’achat : la DSS apporte de nouvelles précisions Une instruction interministérielle du 6 février 2019 revient sur le régime de la prime exceptionnelle de pouvoir d’achat mise en place par la loi portant mesures d’urgence économique et sociale. Elle actualise les questions/réponses diffusées par l’instruction du 4 janvier et apporte une nouvelle série de précisions (salariés sans rémunération en 2018, mise en place par accord, incidences de la prime sur l’intéressement, calcul des indemnités de rupture, seuil de 3 SMIC, etc.). La loi portant mesures d’urgence économiques et sociales (MUES) a mis en place un dispositif permettant aux employeurs de verser une prime exceptionnelle de pouvoir d’achat en exonération de cotisations, de CSG/CRDS et d’impôt sur le revenu à hauteur de 1000 €. La prime doit être versée entre le 11 décembre 2018 et le 31 mars 2019 (loi 2018-1213 du 24 décembre 2018, art. 1, JO du 26). Mise à jour des questions/réponses Début janvier, l’administration avait diffusé une instruction sous formes de questions/réponses pour appuyer le dispositif (instr. intermin. DSS/5B/5D 2019-2 du 4 janvier 2019 ; voir notre dépêche du 10 janvier 2019 http://rfpaye.grouperf.com/depeches/42877.html ou sur Social-Expert https://www.social-expert.com/actualites/fil-quotidien/article/id/breves-social-42877). L’instruction du 6 février 2019 rediffuse ces questions/réponses, mais actualisées et complétées (instr. intermin. DSS/5B 2019-29 du 6 février 2019). Il est à cette occasion précisé que les employeurs ayant déjà attribué une prime à leurs salariés antérieurement à la publication des nouvelles précisions (11 février 2019) et qui seraient amenés à modifier les conditions d’attribution postérieurement au 31 janvier 2019 peuvent le faire, lorsque nécessaire, sans remise en cause de l’éligibilité à l’exonération. Des points plus spécifiques ont aussi été précisés (voir ci-après). Salarié sans rémunération en 2018 Pour ouvrir droit à l’exonération de cotisations et contributions sociales, la prime doit être versée à tous les salariés éligibles ayant un contrat de travail en vigueur au 31 décembre 2018 (ou à la date de versement si elle est antérieure) et ayant « perçu une rémunération en 2018 », comme le prévoit la loi (Q/R I.2. modifiée ; loi 2018-1213 du 24 décembre 2018, art. 1-II, al. 1). A contrario, l’administration souligne qu’il est possible de ne pas verser de prime aux salariés n’ayant perçu aucune rémunération en 2018 même si leur contrat de travail est en vigueur au 31 décembre 2018, sans que l’exonération soit remise en cause (page 1 de l’instruction et Q/R II.8 modifié). L’instruction ne donne pas d’illustration, mais cette précision peut viser, par exemple, des salariés absents sur l’ensemble de l’année 2018 dans le cadre d’un congé sabbatique ou d’un congé pour création d’entreprise sans rémunération. On peut aussi imaginer, à notre sens, le cas d’un salarié en arrêt maladie toute l’année et qui, en dehors de l’indemnisation sécurité sociale (IJSS), n’aurait eu aucune rémunération, ni indemnisation complémentaire au titre d’un maintien de salaire (ex. : ancienneté insuffisante, droits épuisés). Mais peut-elle permettre d’exclure, au niveau du « droit » à la prime, un(e) salarié(e) qui aurait été en congé parental total sur l’ensemble de l’année 2018, sans percevoir le moindre élément de rémunération ? C’est, en creux, ce que semble induire l’instruction. Cependant, au niveau des règles de « modulation », il faut rappeler que si la décision unilatérale ou l’accord à l’origine de la prime prévoit une modulation du montant de la prime en fonction de la durée de présence sur 2018, ce congé fait partie de la liste des congés en lien avec la famille qui sont assimilés à une présence effective par la loi MUES (loi 2018-1213 du 24 décembre 2018, art. 1-II, 2° ; Q/R II.3 de l’instruction). Ainsi, la prime ne peut pas être réduite en raison de l’absence liée à un congé parental si le salarié a droit à la prime (ex. : cas d’un salarié à l’effectif au 31 décembre 2018, mais revenu de congé parental début novembre ou au contraire parti en congé le 1er février). On rappellera en outre que que : -les exonérations bénéficient aux seuls salariés dont la rémunération 2018 est inférieure à 3 SMIC (voir plus loin). -par ailleurs, la décision unilatérale ou l'accord instituant la prise peut réserver la prime aux salariés dont la rémunération est inférieure à un plafond, qui peut le cas échéant être fixé à un niveau inférieur à 3 SMIC (ex. : 2 SMIC, 1,8 SMIC) : les salariés dont la rémunération est supérieure ne sont pas éligibles à la prime (loi 2018-1213 du 24 décembre 2018, art. 1-I, al. 2). Intérimaires On sait que les intérimaires peuvent le cas échéant bénéficier de la prime à deux titres (l’entreprise de travail employeur, l’entreprise utilisatrice) (instr. intermin. DSS/5B/5D 2019-2 du 4 janvier 2019 ; Q/R I.11). L’administration précise aujourd’hui que lorsqu’une ou plusieurs des entreprises utilisatrices d’une part, et l’entreprise de travail temporaire d’autre part, décident de verser une prime à un même salarié, le plafond de rémunération ainsi que le montant maximal de la prime sont calculés dans les mêmes conditions que si chaque versement était décidé par un employeur distinct (Q/R I.11 modifié). Calcul des indemnités de rupture Début janvier, l’administration avait précisé que la prime n’est pas incluse dans la rémunération servant à déterminer l’indemnité de fin de contrat ou de fin de mission. Il est aujourd’hui précisé que compte tenu de sa nature non-récurrente, la prime n’est pas non plus prise en compte dans le calcul des indemnités de rupture du contrat de travail (Q/R II.7 modifié). Calcul de l’intéressement Il est précisé que l’attribution de la prime exceptionnelle ne peut pas se substituer à un éventuel supplément d’intéressement, dans les entreprises où ce mécanisme existe (Q/R II.10 nouvelle). Par ailleurs, l’administration précise que les primes de pouvoir d’achat ne doivent pas être neutralisées pour le déclenchement de l’intéressement (Q/R II.11 nouvelle). L’accord d’intéressement doit être appliqué tel quel. Dans certains cas, le versement de la prime peut empêcher un déclenchement de l’intéressement ou la possibilité de financer un supplément d’intéressement à l’ensemble des salariés. L’entreprise doit prendre sa décision en connaissance de cause. Articulation avec les négociations annuelles obligatoires L’instruction précise l’articulation entre la négociation de la prime et la négociation annuelle obligatoire. Ainsi, la négociation de la prime peut avoir lieu en même temps que les négociations annuelles obligatoires (Q/R III.1 modifiée). En revanche, elles doivent être formalisées dans des accords distincts. Pas d’accord par ratification sans un soutien syndical ou celui du comité social et économique Pour mettre en place la prime par accord, il faut procéder comme pour l’intéressement. Quatre voies sont possibles : -accord collectif de travail de droit commun conclu avec des délégués syndicaux ; -accord avec des représentants de syndicats représentatifs dans l’entreprise (salarié mandaté) ; -accord au sein du comité social et économique (CSE) ou du comité d’entreprise (CE) ; -ratification à la majorité des 2/3 du personnel d’un projet d’accord présenté par le chef d’entreprise. Pour la procédure par ratification, l’administration souligne, que comme pour l’intéressement, l’employeur ne peut passer par cette voie que si au moins un syndicat représentatif ou le CE/CSE se joint à lui pour demander la ratification. Dans le cas contraire, l’employeur ne peut pas demander la ratification (Q/R III.1 modifiée). Pas de dépôt des décisions unilatérales Par ailleurs, il est également précisé qu’il n’y a pas d’obligation légale de dépôt auprès de la DIRECCTE en cas de décision unilatérale de mise en place de la prime (Q/R III.4 modifiée). Pour mémoire, les employeurs avaient jusqu’au 31 janvier 2019 pour mettre la prime en place par décision unilatérale. Cette voie est désormais fermée et il ne reste désormais que la possibilité de procéder par accord (voir ci-avant). Limite de 3 SMIC 2018 gouvernant l’exonération La prime exceptionnelle est exonérée de cotisations, de CSG/CRDS et d’impôt sur le revenu dans la limite de 1 000 € lorsqu’elle est versée à des salariés ayant perçu en 2018 une rémunération inférieure à 3 fois le SMIC annuel 2018 calculé sur la base de la durée légale (loi 2018-1213 du 24 décembre 2018, art. 1-I et II). Ce montant est proratisé en cas de temps partiel ou pour les salariés qui ne sont pas employés toute l’année (entré/sortie, etc.), par renvoi aux règles de la réduction générale de cotisations patronales (instr. intermin. DSS/5B/5D 2019-2 du 4 janvier 2019 ; Q/R V.2). L’instruction initiale avait aussi indiqué que le plafond de 3 SMIC ne peut faire l’objet d’aucune majoration. Pour éviter toute ambiguïté, l’administration précise qu’il est impossible de majorer ce plafond à hauteur du nombre d’heures complémentaires et supplémentaires réalisées, la loi imposant de retenir strictement une limite maximale en fonction de la durée légale du travail (Q/R V.2 modifiée). En pratique, il s’agit d’éviter sur ce point précis toute confusion avec les principes de fonctionnement de la réduction générale de cotisations patronales De plus, lorsque le dépassement de ce plafond est consécutif à des éléments de rémunération versés postérieurement à la décision d’attribution de la prime et qui ne pouvaient pas être anticipés, l’éligibilité à l’exonération ne sera pas remise en cause (Q/R V.2 modifiée). Contrôle du respect des règles et conséquences URSSAF en cas d’erreur Pour finir, on signalera que l’administration a ajouté une question/réponse sur les conséquences du non-respect de l’un ou l’autre des conditions d’attribution de la prime. Afin d’éviter la remise en cause de l’ensemble de l’exonération lorsque certaines conditions d’attribution n’ont pas été respectées, il est souligné que les employeurs seront invités à régulariser cette situation. A défaut, seule sera assujettie à cotisations et contributions sociales la part correspondant aux montants de primes versés ne respectant pas les conditions prévues par la loi ou correspondant aux sommes qui auraient dû l’être. À la différence des contrôles réalisés en cas de non-respect des conditions d’exonération des contributions patronales au financement de la protection sociale complémentaire, les redressements opérés ne donneront pas lieu aux majorations spécifiques prévues par ce dispositif. Pour le détail des précisions sur ce point précis, les lecteurs se reporteront à la nouvelle Q/R VI.1 dans le document en lien ci-dessous. Instr. intermin DSS/5B 2019-29 du 6 février 2019 ; http://circulaires.legifrance.gouv.fr/pdf/2019/02/cir_44362.pdf |
