La Revue Fiduciaire - Impression

Demander le retour des biens

Quand demander la restitution ? - À la fin de son contrat de travail, à savoir à la date de son départ effectif (fin du préavis exécuté ou avant celui-ci en cas de dispense d'exécution), le salarié doit remettre à l'employeur le matériel professionnel qui lui a été confié.

Cette remise peut se faire par envoi (sécurisé de préférence, avec preuve de dépôt et réception) si le salarié est dans l'impossibilité de se déplacer ou en télétravail.

À noter
Par matériel professionnel, on entend tous les biens mis à disposition par l'entreprise pour que le salarié puisse effectuer son travail (ex. : ordinateur portable, téléphone, badge d'accès, clés, équipements de protection individuelle). Mais lorsqu'un matériel ou un bien a été mis à disposition pour un usage professionnel et personnel (ex. : véhicule de fonction), un salarié dispensé d'exécuter son préavis doit continuer à en bénéficier jusqu'au terme du préavis, puisque la part d'utilisation privée constitue un avantage en nature (voir Dictionnaire Social, « Avantage en nature »).

Par quels moyens ? - L'employeur peut demander oralement au salarié de lui remettre le matériel. En l'absence de réponse ou de coopération de sa part, et avant toute action contentieuse (voir ci-après), il peut le mettre en demeure de restituer les biens confiés, immédiatement ou sous un certain délai.

Agir face à un refus du salarié

Rétention interdite. - Le salarié ne peut pas conserver le matériel de l'entreprise, même à titre de compensation, jusqu'à ce que les sommes dues par l'employeur au titre du solde de tout compte soient payées.

De son côté, l'employeur ne peut pas non plus bloquer le dernier salaire à verser ou la remise des documents de fin de contrat dans l'attente du retour du matériel, au risque d'être condamné à des dommages-intérêts (CA Versailles, 21 novembre 2013, n° 12/03300).

Actions possibles. - L'employeur peut saisir les prud’hommes et demander la restitution du matériel, sous astreinte par voie de référé, lorsque l’obligation en cause n’est pas sérieusement contestable (c. trav. art. R. 1455-7 ; cass. soc. 5 février 2025, n° 22-23730 D).

Si l'employeur souhaite engager en justice la responsabilité pécuniaire du salarié, avec versement de dommages-intérêts, il doit établir qu'il a commis une faute lourde, laquelle suppose de démontrer son intention de nuire (ce qui n'est pas aisé) (cass. soc. 25 janvier 2017, n° 14-26071, BC V n° 15 ; cass. soc. 6 mai 2025, n° 23-13302 D). Il en va ainsi même lorsque le contrat de travail contient une clause prévoyant la responsabilité pécuniaire du salarié (cass. soc. 6 mai 2009, n° 07-44485, BC V n° 126).

Exemple
Faute d'avoir pu caractériser une faute lourde, un employeur n'a pas pu obtenir de dommages et intérêts pour non-restitution d'un téléphone et d'un ordinateur portables rendus plus de 2 ans après la rupture du contrat de travail (cass. soc. 24 juin 2026, n° 24-19577 D).

Enfin, l'employeur pourrait porter plainte au pénal contre le salarié (ex. : vol).

Compensation. - Lorsque le salarié ne restitue pas du matériel, il est tentant de procéder à une compensation avec les sommes qui lui sont dues. Mais la vigilance s'impose.

D'une part, le code du travail interdit la compensation entre le salaire et ce qu'on appelle les « fournitures diverses », sous réserve de quelques exceptions (ex. : outil et instruments nécessaires au travail, matières ou matériaux dont le salarié a la charge et l’usage) (c. trav. art. L. 3251-1 et L. 3251-2 ; voir Dictionnaire Social, « Compensation »). Et même dans ces cas où la compensation « pour fournitures diverses » avec le salaire est possible, elle est étroitement encadrée :

-elle ne peut pas être mise en œuvre sans faute lourde du salarié, puisque cela revient à engager sa responsabilité pécuniaire (cass. soc. 20 avril 2005, n° 03-40069, BC V n° 148 ; cass. soc. 5 novembre 2014, n° 13-17204 D) ;

-lorsqu'elle est possible, la compensation ne peut intervenir que dans certaines limites (barème de saisie des rémunérations) (cass. soc. 21 mars 2000, n° 99-40003, BC V n° 118).

D'autre part, pour les autres hypothèses, à savoir compensation autre que pour « fournitures diverses » ou compensation avec des sommes n'ayant pas le caractère de salaire (ex. : indemnité de licenciement), les juges se prononcent au cas par cas (voir Dictionnaire Social, « Compensation »).

La compensation étant un sujet sensible, la prudence est de mise et l'employeur pourra prendre l'avis de son conseil habituel.

Anticiper un refus du salarié

L'employeur peut se prémunir d'un refus de restitution du salarié, les documents établis lui permettant d'attester que le salarié avait une parfaite connaissance de son obligation de remise du matériel à la fin de son contrat de travail en cas de contentieux.

Clause du contrat. - Le contrat de travail peut définir les modalités de la mise à disposition et de la restitution du matériel à l’entreprise. La clause indique la liste des équipements prêtés ainsi que les modalités pratiques de leur retour (lieu, délai raisonnable, état attendu). Elle peut aussi préciser les conséquences en cas de non-restitution (voir modèle).

Charte informatique. - La charte informatique de l'entreprise peut contenir les règles permettant d'encadrer l'usage du matériel numérique et préciser les modalités de sa restitution ainsi que les sanctions en cas de non-respect (voir Dictionnaire Social, « Charte informatique et IA »).

Fiches de matériel signées. - Un inventaire précis du matériel (modèle spécifique d'ordinateur portable, marque, numéro de série éventuel, etc.) et de son état peut être prévu dans des fiches dédiées, conservées dans le dossier RH du salarié. Il convient de faire signer ce document au salarié et de le mettre à jour régulièrement, selon le matériel restitué ou nouvellement prêté (la conservation de ces données doit respecter le RGPD ; voir Dictionnaire Social, « Données personnelles »).

Propriété et restitution du matériel de l'entreprise (1)

Le matériel que l'entreprise sera amenée à confier à M.… pour l'exécution de ses fonctions et en particulier les fichiers, listings, documents, barèmes, photos, instructions et autres documents quels qu'ils soient, existants ou à créer, même créés par lui, restent la propriété de la société et doivent lui être restitués à la première demande.

M.… devra apporter le plus grand soin à ce matériel et s'interdire formellement de lui donner un usage autre que professionnel (2).

En cas de résiliation du présent contrat, pour quelque cause que ce soit, M.… devra, avant la cessation de ses fonctions, restituer à la société… l'ensemble du matériel qui lui aura été remis pour l'accomplissement de sa mission, même si les comptes existant entre la société et lui n'ont pas encore été définitivement réglés et sans qu'il soit besoin d'une demande ou d'une mise en demeure préalable de l'entreprise.

(1) Clause du contrat de travail. (2) Il peut être prévu que le matériel mis à la disposition du salarié, en particulier informatique ou de téléphonie mobile, puisse aussi être utilisé à titre privé pour une part raisonnable (voir Dictionnaire Social, « Informatique »).