Dématérialiser les bulletins de paie sans l'aval des salariés

Pas d'aval du salarié. - L’employeur peut décider de remettre les bulletins de paie sous forme électronique et d'abandonner les bulletins papier. Depuis le 1^er janvier 2017, il n'est plus nécessaire, comme auparavant, d’obtenir au préalable le consentement du salarié pour dématérialiser le bulletin (c. trav. art. L. 3243-2 ; loi 2016-1088 du 8 août 2016, art. 54, JO du 9).

En revanche, chaque salarié pourra individuellement s'opposer aux bulletins dématérialisés, ce qui contraindra l'employeur à donner des bulletins papier aux salariés concernés.

Information du salarié. - L’employeur doit informer le salarié de cette dématérialisation par tout moyen qui donne une date certaine à cette information. À notre sens il pourrait, par exemple, procéder par mail.

En pratique, il doit informer les salariés au moins un mois avant la première dématérialisation, de leur droit de s’y opposer, ou au moment de l’embauche pour les nouveaux salariés (c. trav. art. D. 3243-7 nouveau ; décret 2016-1762 du 16 décembre 2016, JO du 18).

Refus du salarié. - Le salarié peut s'opposer à la dématérialisation de ses bulletins à tout moment, y compris après la première remise d’un bulletin de paie dématérialisé.

Il est libre du moyen d’information utilisé dans la mesure où celui qu'il choisit doit permettre de conférer une date certaine à son refus. L’employeur devra tenir compte de ce refus dans les meilleurs délais et au plus tard 3 mois après la notification de ce refus.

Service de mise à disposition. - La remise du bulletin de paie électronique doit avoir lieu dans des conditions garantissant l’intégrité et la confidentialité des données, ainsi que leur conservation pendant une durée de 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié atteigne l'âge de 75 ans (c. trav. art. D. 3243-8 nouveau). Le service de mise à disposition est géré par l'employeur ou un prestataire extérieur à l'entreprise. Il doit permettre aux salariés de récupérer à tout moment leurs bulletins dans un format électronique courant, sans manipulation complexe ou répétitive.

En cas de fermeture du service de mise à disposition des bulletins de paie dématérialisés, les utilisateurs doivent en être informés au moins 3 mois avant, pour leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés.

Consultation via le compte personnel d'activité. - Les bulletins de paie dématérialisés doivent être accessibles sur le site Internet du compte personnel d’activité (CPA) (c. trav. art. L. 3243-2). En pratique, le titulaire du CPA doit pouvoir consulter ses bulletins de paie sous forme électronique, dans son espace personnel (c. trav. art. R. 3243-9 nouveau).

L’employeur (ou le prestataire agissant pour son compte) doit garantir cette accessibilité. Cependant, le service de mise à disposition des bulletins dématérialisés est distinct du CPA, les bulletins de paie dématérialisés ne sont pas stockés sur le CPA. Ils y sont simplement affichés lorsque le titulaire du compte en fait la demande, ainsi que l'indique la délibération de la CNIL relative au projet de décret.