Créer et gérer les dossiers professionnels des salariés

Règles à respecter. - Quand le dossier professionnel d’un salarié est créé, puis mis à jour, deux règles sont à prendre en compte.

D’une part, chaque salarié a droit au respect de sa vie privée même dans l’entreprise (cass. soc. 2 octobre 2001, n° 99-42942, BC V n° 291).

D’autre part, seules les informations strictement nécessaires à la gestion du personnel peuvent être collectées, puis traitées. En effet, dès  le recrutement, les informations demandées au candidat ont pour seul but d’apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles. Elles doivent présenter un  lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles (c. trav. art. L. 1221-6). Pour la suite, il faut savoir que les dossiers professionnels, sur support papier ou informatique, ne peuvent contenir que des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la gestion administrative des salariés (loi 78-17 du 6 janvier 1978, art. 6).

Identité et vie privée du salarié. - Bien entendu, le dossier professionnel peut contenir :

Le cas échéant, la copie du titre valant autorisation de travail y figure et, si besoin, de ses diplômes et le type de permis de conduire en possession par l’intéressé (voir RF Social, Revue d’actualité 102, p. 16 et Revue d’actualité 85, p. 16).

En revanche, les informations suivantes ne doivent, en principe, pas y être mentionnées : origines raciales ou ethniques, date d’entrée  en France, date de naturalisation, modalités d’acquisitions de la nationalité française, adresse précédente, entourage familial, conditions de logement, opinions politiques, appartenance syndicale, vie sexuelle et condamnations pénales (c. trav. art. L. 1221-6 ; loi 78-17du 6 janvier 1978, art. 8 et 9 ; Fiche pratique CNIL, « Les opérations de recrutement »).

Résultat des tests et évaluation. - Le résultat des tests et évaluations pratiqués lors du recrutement et les références recueillies auprès de l’environnement professionnel peuvent figurer dans le dossier du salarié (c. trav. art. L. 1221-6 ; Fiche pratique CNIL, « Les opérations de recrutement »). Les données relatives aux entretiens annuels sont aussi dans son dossier (date des entretiens, objectifs assignés, appréciation des aptitudes professionnelles, etc.).

Autres informations liées à la carrière. - Le dossier de candidature, la date et les conditions d’embauche, la rémunération ainsi que les modifications qui y sont apportées sont dans le dossier du salarié. L’employeur conserve notamment le contrat de travail et ses avenants ultérieurs. Par ailleurs, les formations professionnelles effectuées et celles souhaitées sont aussi répertoriées.

Gestion des arrêts de travail. - Les informations liés à la gestion des arrêts de travail du salarié sont dans son dossier (motif de l’arrêt, dates, visites médicales de reprise., etc.). En revanche, les informations relatives à son état de santé n’ont pas à y être inscrites (loi 78-17 du 6 janvier 1978, art. 8).

Dossier « disciplinaire ». - Le dossier professionnel comprend le cas échéant un volet disciplinaire indiquant notamment les sanctions prononcées à l’exclusion des faits amnistiés.

Pas de commentaire. - Le dossier du salarié ne doit en aucun cas contenir des commentaires excessifs et inappropriés.

Information. - Le recruteur qui collecte des données personnelles sur un candidat doit l’informer sur certains points (ex. : caractère obligatoire ou facultatif des réponses, conséquences d’un défaut de réponse). L’employeur a aussi une obligation d’information à l’égard du salarié dont il recueille de telles données. Il doit notamment l’informer sur l’identité de la personne qui gère son dossier et son droit d’accès et de rectification, sous peine d’être sanctionné par la CNIL (loi 78-17 du 6 janvier 1978, art. 32 ; CE 20 octobre 2010, n° 327916).

Droit d’opposition. - Un salarié, s’il a un motif légitime, peut s’opposer à ce que des données personnelles le concernant soient inscrites dans son dossier mais seulement pour les données dont le traitement ne répond pas à une obligation légale pour l’employeur (loi 78-17 du 6 janvier 1978, art. 38).

Droit d’accès. - Chaque salarié ou ancien salarié, justifiant de son identité, a le droit d’accéder aux données le concernant, qu’elles soient conservées sur support informatique ou dans un dossier papier et sans avoir à se justifier (CE 20 octobre 2010, n° 327916 ; loi 78-17 du 6 janvier 1978, art. 39). Ainsi, il a accès aux informations relatives à son recrutement, sa carrière, sa rémunération, son évaluation et à son dossier disciplinaire. Par contre, il n’a pas de droit d’accès aux données :

L’employeur peut s’opposer aux demandes manifestement abusives. En cas de contestation, c’est à lui de démontrer l’abus (CNIL, Guide pour les employeurs et les salariés, 2010).

Modalités du droit d’accès. - Le droit d’accès peut s’exercer soit sur place, soit par écrit, avec un justificatif d’identité. L’employeur doit répondre immédiatement si la demande est effectuée sur place, ou dans un délai maximal de 2 mois si la demande est écrite (ou s’il est impossible de répondre immédiatement à la demande sur place). Il délivre au salarié qui le demande une copie de ses données en lui réclamant éventuellement le coût de la copie. Le cas échéant, il écrit et motive son refus en mentionnant les voies et délais de recours (CNIL, Guide pour les employeurs et les salariés, 2010).

Droit de rectification. - Le salarié a aussi un droit de rectification qui lui permet notamment de demander la correction des inexactitudes dans son dossier (loi 78-17 du 6 janvier 1978, art. 40). ✖