Les entreprises qui remplissent les conditions d'effectif requises doivent avoir des représentants du personnel. Il appartient à l'employeur de déclencher le processus électoral en informant les salariés et en invitant les syndicats dits « intéressés » à négocier le protocole d'accord préélectoral.

L'employeur négocie le protocole d'accord préélectoral avec les syndicats dits « intéressés ». En principe, il les invite à cette négociation par courrier ou par affichage selon les syndicats, 45 jours ou un mois avant la date du premier tour des élections.

Le protocole d'accord préélectoral est un accord préalable au déroulement du scrutin qui a notamment pour objet de fixer les modalités du scrutin et la répartition du personnel ainsi que les sièges dans les collèges électoraux.

L'organisation matérielle des élections professionnelles doit être prévue par le protocole d'accord préélectoral.

Le vote par correspondance résulte le plus souvent d'une clause du protocole d'accord préélectoral. Le vote électronique nécessite une disposition du protocole préélectoral mais aussi un accord collectif préalable autorisant le recours à cette modalité.

Les élections des délégués du personnel et du comité d'entreprise sont organisées distinctement par collège électoral. Le nombre et la composition des collèges permettent de définir la répartition du personnel et des sièges entre les collèges. Il s'agit de l'une des rubriques obligatoires du protocole d'accord préélectoral.

Pour être électeur, il faut, à la date du premier tour des élections, être salarié et remplir des conditions d'ancienneté, d'âge et de capacité électorale. La liste des électeurs est établie par l'employeur. Son mode de publicité est, en principe, arrêté par le protocole d'accord préélectoral.

Pour être éligible, il faut, à la date du premier tour des élections, être salarié et remplir des conditions d'ancienneté, d'âge, d'indépendance vis-à-vis de l'employeur et de capacité électorale. Les listes de candidats doivent être déposées dans le respect de la date limite fixée par le protocole d'accord préélectoral.

L'employeur doit chercher à parvenir à un protocole d'accord préélectoral via la négociation avec les syndicats concernés. Dans le cadre de cette négociation, il est tenu de transmettre un certain nombre d'informations aux syndicats.

Pour être considéré « valide », le protocole d'accord préélectoral doit recueillir la signature d'un certain nombre de négociateurs syndicaux. Ce nombre varie selon le type de clause concerné. Une fois conclu, il est recommandé d'afficher le protocole dans l'entreprise et de transmettre un exemplaire à l'inspecteur du travail.

Si aucun syndicat ne se présente pour négocier le protocole d'accord préélectoral ou si les négociations se soldent par un échec, des procédures subsidiaires sont prévues. Selon les clauses, le DIRECCTE, le juge d'instance, voire même l'employeur feront office d'« arbitres ».

La communication des candidats en vue des élections professionnelles est assez peu réglementée. Le cadre juridique de la campagne électorale résulte essentiellement du code du travail, ainsi que, le cas échéant, du protocole d'accord préélectoral.